Por diez años, los días de Lisa Congdon estuvieron atiborrados de actividades.

Haciendo malabarismos entre cinco y 20 proyectos a la vez, esta artista y escritora trataba de meter lo más que pudiera en su agenda diaria de trabajo, que estaba apretada como una lata de sardinas.

Así estuvo hasta que en el décimo año de su carrera el estrés comenzó a manifestársele a través de síntomas físicos (dolores crónicos de cabeza y de espalda).

"Me despertaba con ansiedad, tenía una sensación de tensión en mi estómago y tenía problemas para dormir", dice.

A muchos nos pasa igual y quisiéramos que el día tuviera más de 24 horas.

La mayoría termina trabajando hasta tarde en la noche y durante los fines de semana, lo cual incrementa el estrés y el agotamiento.

Frente a eso, ¿qué tal si te dijéramos que trabajar menos te permitiría completar un mayor número de tareas?

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El mito de la gerencia del tiempo

Inicialmente, Congdon trabajaba de ocho de la mañana a siete de la noche, sin interrupciones.

Esa es una trampa en la que caer es muy fácil.

Muchos creen que, si trabajan corrido durante ocho horas, aumentarán su producción e impresionarán a sus jefes.

No obstante, un estudio sobre ambientes laborales evidenció que, en promedio, cada trabajador tiene 87 interrupciones diarias, lo cual hace difícil mantener el ritmo y el foco durante una jornada completa.

Cangdon se dio cuenta que no podía continuar con esa dinámica de trabajo, por lo que reestructuró su agenda a fin de lograr los mismos resultados.

Dividió su jornada en bloques de 45 minutos, período en el que debería enfocarse para obtener una máxima producción.

Los bloques podían dedicarse tanto al trabajo como a hacer ejercicios.

Las sesiones de descanso durante su agenda la ayudaron a disminuir el nivel de estrés y, por ende, a lograr mejores resultados.

Más descanso, más producción

La estrategia de Cangdon es respaldada por investigaciones que muestran una relación entre mayor productividad y el tiempo de descanso.

En el 2014, la compañía The Draugiem Group utilizó una aplicación para monitorear las actividades de sus empleados más productivos.

Para sorpresa de todos, el 10% de los empleados con la mayor productividad no realizaron más horas de trabajo que los demás, y algunas veces ni siquiera completaban las ocho horas diarias.

La clave de sus resultados radicaba en que, por cada 52 minutos de trabajo, tomaban 17 de descaso.

De hecho, aunque en nuestra cultura haya mucha presión para mantener una dedicación al trabajo de 24 x 7, Alex Soojung-Kim Pang cree que esa tendencia no está incrementando el número de personas productivas.

Pang es un consultor de Sillicon Valley y en sus investigaciones resalta el valor del descanso.

"Por lo general, periodos de largas horas aumentan la productividad, pero con el tiempo esas ganancias desaparecen. Las probabilidades de cometer costosos errores aumentan, por lo que pierdes todo los trabajaste", dice Pang.

Para el escritor Cal Newport, esto se debe a que mantenerse ocupado es una recreación de productividad.

"Ante la ausencia de claros indicadores de lo que significa ser productivo, y sobre cómo tu trabajo es valorado, muchos empleados se aferran a la referencia industrial de productividad: haz un montón de cosas, de manera que todos te vean", explica Newport.

Al respecto, pretender que trabajas mucho también es inútil.

Un estudio elaborado por consultores de la Escuela de Negocios de la Universidad de Boston, concluyó que los gerentes no pueden diferenciar entre empleados que realmente trabajan 80 horas a la semana, y aquellos que simplemente pretenden hacerlo.

Evadir distracciones

Para combatir la trampa de agregar más horas de trabajo para parecer ocupado, Newport recomienda desarrollar el hábito de concentrarse en sus labores sin ningún tipo de distracción o, como él lo llama, hacer "trabajo en profundidad".

Hay diversas maneras de implementar esta técnica.

Puede ser a través de largos retiros dedicados a una tarea específica, desarrollar un ritual diario, o tomar un enfoque "periodístico" para aprovechar momentos de trabajo profundo durante el día.

Cualquiera sea la manera, la clave es definir el tiempo durante el cual mantendrás tu foco por completo en una tarea.

Newport también recomienda la implementación de "planificación profunda", a fin de evitar interrupciones.

"En cualquier momento, yo debería contar -así sea tentativamente- con una planificación de trabajo profundo para el próximo mes. Una vez que lo coloque en mi calendario, protejo ese tiempo", escribe.

Ser flojo ayuda

Otra manera de hacer más, sin emplear horas adicionales de trabajo, es establecer las prioridades del día.

Tim Harford, autor de "Desorden: el poder de la desorganización para transformar nuestras vidas", recuerda una investigación a principios de la década de 1980 que dividía en dos grupos: a uno le dijeron que establecieran metas mensuales y actividades académicas, y al otro que hicieran lo mismo, pero definiendo detalles día por día.

Los investigadores asumieron que, aquellos que programaron sus actividades diarias en detalle, serían más efectivos.

Sin embargo, se equivocaron. Los planes diarios desmotivaron a los estudiantes.

Harford explica que las inevitables distracciones hacen que los planes tan detallados sean inefectivos, mientras que los que cuentan con espacio para improvisar pueden tener mejores resultados.

Tal como sugiere Newport, también hace falta ser "flojo".

"La flojera no es solo para las vacaciones, auto-indulgencia o un vicio. Es tan indispensable para el cerebro como la vitamina D para el cuerpo… es, paradójicamente, necesaria para completar el trabajo".

Depende del cerebro

Srini Pillay profesor asistente de psiquiatría en la Escuela de Medicina de Harvard, cree que esta conexión entre estar inactivo y la productividad, se debe a la manera cómo funciona nuestro cerebro.

Cuando nuestro cerebro se alterna entre estar enfocado y fuera de foco en una tarea, tendemos a ser más eficientes.

"Lo que las personas no se dan cuenta es que, con la idea de completar estas tareas, necesitan utilizar tanto el modo enfocado como el desenfocado", dice Pillay

Esta habilidad es muy explotada por algunas de las personas más exitosas en el mundo.

"Por ejemplo, Serena Williams ha hablado muchas veces sobre la importancia en el tenis de estar concentrado y relajado", explica Pillay.

Warren Buffet es también conocido por tener en su agenda días donde no hay nada previsto, debido a que él considera que simplemente estar sentado o dedicado a pensar debe tener tanta prioridad como para llenar cada minuto de su jornada.

Aprovechar las caídas

De acuerdo con Matthew Killingsworth y Daniel Gilbert, psicólogos en la Universidad de Harvard, 46,9% del tiempo lo pasamos sin pensar en lo que ocurre a nuestro alrededor.

Quizás la clave para ser más efectivo pudiera ser encontrar algún uso para esos períodos de inactividad, cuando nuestra productividad decae, particularmente a mitad de mañana, inmediatamente después de almorzar o a mitad de tarde.

En el pasado, Justin Gignac, cofundador de la red de trabajadores independientes Working Not Working, dejaba poco tiempo para flojear.

Ahora, cree que es importante hacer tiempo para relajarse y dejar que su cerebro piense en lo que quiera.

Gignac es una de las exitosas personas que desmienten el mito de la productividad basada en más horas de trabajo.

Recientemente comenzó una nueva rutina: mecerse en su recién comprada hamaca cada vez que llega de la oficina, luego de un día de trabajo.

"Enciendo un par de velas y luego me quedo en la hamaca sin hacer nada", dice.

"Es increíble. Darle a mi cerebro ese espacio es tan crucial, que me ha ayudado a evaluar todo lo que me rodea, no solo lo que está frente a mí".

Lee la historia original en inglés en BBC Capital