A pesar de la vertiginosa transformación tecnológica del mundo en las últimas décadas, existe un insumo obsoleto que, no obstante, sigue siendo sinónimo de la oficina: el papel. En la sociedad tecnológica actual, la dependencia de este recurso es fuente de múltiples problemas dentro de cualquier empresa.
Desde la frecuente falta de espacio por la acumulación de cientos de hojas de papel, hasta los tiempos muertos por esperas innecesarias en que el formulario vuelva a la oficina para ser procesado. Sin contar con que es un recurso poco amigable con el medio ambiente: de hecho, el 35% de todos los árboles talados se utilizan para la producción de papel.
Agobiadas por estos problemas, diversas instituciones tomaron conciencia de la necesidad de un cambio en el uso del papel por otras alternativas, no sólo más sustentables, sino que además les permitieran aumentar la productividad y reducir costos. Una encuesta reciente a 1.000 empresas pequeñas y medianas en los Estados Unidos, Reino Unido, Francia y Alemania señaló que más del 80% de las empresas desea eliminar el papel en sus operaciones diarias, y planea realizar este cambio durante los próximos 12 meses.
Este cambio es la razón detrás del éxito de DataScope, emprendimiento chileno creado hace tres años por dos jóvenes chilenos preocupados por reemplazar el uso del papel, aún presente en más del 80% de las empresas, por una solución tecnológica, sustentable, y muy fácil de usar.
DataScope elimina el uso del papel en las empresas mediante herramientas digitales que permiten gestionar más eficientemente los equipos de trabajo en terreno; así desarrollaron una innovadora plataforma móvil, sencilla y 100% adaptable a cualquier necesidad, que convierte formularios como: órdenes de trabajo, inspecciones o checklist impresas a formularios móviles para cualquier equipo de celular o tablet (Android o iOS), transformando así al papel en un recurso innecesario.
Nicolás Serrano (28) y Antonio Grass (28) crearon DataScope hace tres años buscando una alternativa más eficiente para el proceso de recolectar información. En los últimos 2 años, la empresa creció considerablemente tanto a nivel local como internacional, alcanzando 15.000 usuarios en más de 140 países.
Principalmente, sus clientes se concentran en Chile, Brasil, México y Estados Unidos, pero también son relevantes países como Inglaterra, España, Australia y Polonia. Los usos son tan diversos como donde se utiliza papel: Inspecciones en Terreno, Instalación y Mantención de Equipos, Controles de Calidad y Auditorías de Puntos de ventas.
“Las empresas que no se suman a la transformación digital quedan atrás con el paso del tiempo, y el interés por ponerse en línea con el nuevo escenario digital explica en gran parte el explosivo crecimiento de más de un 300% que ha tenido la plataforma en los últimos años”, señala Nicolás Serrano, cofundador de DataScope.
¿CÓMO FUNCIONA?
DataScope se basa en formularios móviles, herramientas indispensables para cualquier organización. Comenzar a operar con esta plataforma es bastante simple, basta con ingresar a www.mydatascope.com y registrarse de forma gratuita, tras lo cual podrá configurar su cuenta, descargar la aplicación, y comenzar a transformar todas las operaciones de su empresa hacia el mundo móvil, y así tener todos sus indicadores en un solo lugar.
Con la plataforma se puede gestionar el equipo de trabajo, por medio de un módulo de asignación de tareas, donde también se puede monitorear el cumplimiento de estas. Toda la información recolectada, también se puede integrar a un sin fin de otros softwares, para automatizar los procesos de las organizaciones.
La implementación de alternativas digitales en reemplazo de documentos impresos no sólo aumenta la productividad hasta un 18% en promedio, sino que también impulsa una importante reducción en los costos que resulta sumamente tentadora, especialmente para organizaciones agobiadas por gastos.
De cara al cliente, además, garantiza verificación en línea del trabajo, con ubicación GPS, firma del trabajador, fecha y hora, que mejora el nivel de servicio y le otorga ventajas competitivas frente a la competencia.
Por otra parte, mitiga los riesgos asociados al uso del papel, ya que, a través de las plataformas para dispositivos móviles, completar el formulario en terreno y compartirlo en línea es parte del mismo proceso, y así, la pérdida de un formulario o la malinterpretación de la información ya no es un problema.
Otra ventaja es que reduce los costos ambientales, considerando que anualmente 115 mil millones de hojas de papel son utilizadas en oficinas de todo el mundo. Según estudios internacionales, 45% del papel impreso en la oficina termina en contenedores de basura al final del día, por lo que DataScope se presenta como una opción sustentable que reemplaza los poco ecológicos reportes impresos, generando un ahorro importante en los costos mensuales destinados a la compra de papel.
“Nosotros buscamos que la mayor cantidad de empresas comiencen a digitalizarse. Es por lo mismo que contamos con una versión gratuita para que las PYMES puedan comenzar a subirse al tren de la digitalización”, concluye Serrano.