Cuando el teletrabajo se volvió algo necesario para muchas empresas y donde un gran porcentaje de los trabajadores no estaba preparado para enfrentar esta nueva realidad laboral, hubo una necesidad inmediata de adaptarse a este nuevo sistema que, a mucho les puede generar ansiedad y estrés.
La escena se repite: faltan pocos minutos para esa nueva videollamada que agendaste. ¿Cómo pasó tan rápido el tiempo? Te quedan varias cosas por terminar antes de entrar a esa reunión que, además, no sabes cuánto puede llegar a durar. Tu ansiedad aumenta. Te peinas un poco, ordenas el lugar, terminas de almorzar o de tomarte el café rápidamente y, si tienes hijos, tal vez temas que se despierten o que no paren de interrumpirte en plena conversación.
Sumarse a estos encuentros puede ser estresante, más aún si son varios por semana o uno detrás de otro. Algunos hablan del “burnout del video chat”, mientras que otros le llaman la “fatiga del Zoom”. Son los nuevos compañeros de trabajo en este demandante entorno virtual. Pero, ¿sabemos qué es lo que realmente nos incomoda de esta forma de comunicación?
Ante esto, los expertos en Recursos Humano (RRHH) de Visma Latinoamérica entregan algunas claves para manejar mejor la situación.
Para aliviar el desgaste físico, psicológico y emocional que nos generan las videoconferencias, y procurar el bienestar de los miembros del equipo, es necesario que empleados y jefaturas puedan tomar algunos recaudos:
1-Haz un registro. Anota cuántas videollamadas tuviste en la semana, cuánto tiempo te consume cada una y qué es lo que te abruma de ellas (si estar frente a la cámara, si son muy seguidas o largas o si las consideras inadecuadas para avanzar con tu trabajo), sugiere Jen Doll, columnista de WeWork. Este trackeo también puede incluir las reuniones virtuales sociales (como los after office, por ejemplo). El objetivo es identificar cómo te hacen sentir y pensar si otras vías de comunicación podrían funcionar mejor.
2-Limita tus videollamadas. Los expertos coinciden en la importancia de limitar las reuniones virtuales a las estrictamente necesarias e invitar a participar únicamente a las personas adecuadas. ¿Cuáles de esas charlas se pueden abordar mejor a través de un mail, una llamada telefónica o un documento compartido en el que se puedan agregar notas claras para trabajarlo en equipo?
3-Define estructura, horarios y duración. Jennifer Palumbo, colaboradora de Forbes y madre emprendedora, recomienda agendar reuniones de media hora a una hora como máximo, evitar hacerlas después de las 6 pm o de las 3 pm en el caso de los viernes, y preparar con antelación los objetivos de los encuentros para que los participantes sepan con precisión qué se espera lograr en cada uno.
4-Muestra empatía. Marissa Shuffler, profesora de Clemson University e investigadora del bienestar laboral resalta la importancia de preguntar, al principio de cada reunión, cómo se sienten los miembros de la charla: “Es una manera de reconectarnos con el mundo, mantener la confianza, reducir la fatiga y la preocupación”.
5-Habla solo si hace falta. A lo largo de la videollamada, es importante preguntarse continuamente “¿ayuda en algo que diga lo que estoy pensando?”. Esto para procurar que cada comentario sea verdaderamente relevante y ayudar a que las conversaciones vayan siempre al grano, dice Palumbo.
6-Cubre tu imagen. Ya que verse a uno mismo en la pantalla es factor de distracción, expertos sugieren prender la cámara solo en las reuniones que lo ameriten. Y si se tiene encendida, Gretchen McCulloch, autora del libro “Because Internet: Understanding the New Rules of Language», afirma que lo mejor será correr la imagen propia a un costado de la pantalla o taparla con un post-it, y tomar notas para retirar la mirada del monitor.
7-Evita el multitasking. Cuando llegue la hora de la videollamada, suelta el mail y deja todo a un lado. Enfocarse en varias actividades a la vez solo contribuirá a que tu cerebro se agote rápidamente y podría hacerte ver como desinteresado de la charla, indica Doll. Una manera de sentirse más productivo antes de la reunión podría ser dedicar las mañanas a las tareas habituales del trabajo y las tardes para las videollamadas, añade.
8-Recapitula. Envía un mail con un resumen de la charla para asegurarte de que todo el mundo está en la misma página y así evitar futuras reuniones para aclarar temas ya conversados.
9-Tómate un break. Recuerda levantarte de tu silla entre cada videollamada, salir a dar una vuelta, bailar o hacer un poco de ejercicio. Trata de reafirmar tu identidad.
10-Mantén tu propia rutina. Procura despertarte y acostarte a la misma hora cada día, y comenzar y terminar de trabajar a horas específicas para mantenerte en control de tu tiempo. ¡Un detalle más! Almuerza lejos de cualquier pantalla (incluida la de tu celular), indica Doll. Apte y Rajan lo resumen así: “Encontrarle un ritmo a tu día ayuda a que tu cuerpo y mente se relajen y lidien mucho mejor con las situaciones externas que nos causan estrés”.